继续我们的WorkBuddy搞定公司日常工作内容分享，今天涉及的岗位是行政，主要是针对中小企业已经设立的行政岗，小微企业中行政人事混搭在一起的情况暂且不区分。

行政岗由于每天处理的工作内容大部分还是固定，且重复的。所以可以把这些工作流程固定下，做成Skill，或者搭建一个工作台。

WorkBuddy搭建工作台的方式，之前已经给大家介绍过了，搭建好的工作台作为本地文件放在本地运行即可，没了解过的小伙伴可以回看老文章：教你用WorkBuddy打造个人桌面工作台

此外，像一些标准的公文、制度、通知等文件文档，可以放到乐享知识库，或者ima知识库中进行存档。资料库中也备一份，只不过资料库中的文档，是经常需要更新的版本。

等于是备份的版本放在知识库，经常更新的版本放在资料库中我的资料分类中，这样互相搭配组合。本身你本地电脑上已经是存有一份的，跟资料库一起同步即可。

这个操作思路行政小伙伴可以理清一下，老马也是提出来仅供参考。使用WorkBuddy除了提升办公效率之外，你可以摸索适合自己的一套工作范式。

前提提要废话就说到这里，下面老马照例是整理了一些日常行政工作中存在的共性痛点问题。不一定全面，不一定完全准确，也不一定十分贴合你的需求，仅供参考和举一反三。

01 · WORKFLOW

第一个工作流：日常的公文、通知、制度、申请类文案在撰写初稿时很耗费时间、而且格式不容易规范

现有工作场景存在的痛点：

中小企业行政一般由一人全包，日常需要频繁写放假通知、加班通知、办公规范、报销制度、采购申请、活动通知、温馨提示等常用文案。

有些小伙伴还不大会专业的格式排版、措辞也不专业、每次都要重新撰写，耗费大量工作时间。

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

1.在本地桌面新建一个“行政公文模板库”的文件夹，同时在WorkBuddy上创建对应的工作空间，存放好公司以前的旧通知、制度等文件。

2.用提示词输入需求或者场景，让WorkBuddy贴合公司原有文风生成初稿。

3.可以后续调用格式标准化的Skill技能，一键规整好排版，人工只需要去微调姓名、时间、具体条款。

节假日放假通知内容生成提示词模板举例：

参考本工作空间内公司公文文档的风格，撰写一份【节假日放假通知】，内容严谨、通俗合规，适配中小企业，包含放假时间、值班安排、工作交接、安全须知，输出标准公文格式。

相关Skill举例：

WorkBuddy的SkillHub中，有关于公文写作和公文排版的Skill技能还是非常多的。在安装使用的时候，要仔细看一下说明，区分它是适合国央企机关单位的，还是中小企业的。

02 · WORKFLOW

第二个工作流：会议纪需要手动整理十分繁琐，信息很杂乱，容易遗漏重点、提炼效率低

现有工作场景存在的痛点：

日常部门的例会、全员会议、对接会议，录音转文字后内容冗长、废话多、逻辑混乱。

人工逐字去梳理重点、提炼待办、责任人、截止时间等关键内容时，耗费时间较长，容易遗漏关键的工作项目。

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

1.将会议的录音文件发给WrokBuddy转换成文字版的文档，存放在工作空间。

2.调用会议纪要的相关Skill技能，过滤掉口水话、无效闲聊内容。

3.自动输出会议主题、核心结论、待办事项、责任人、完成时限等直接可用的有效内容。

行政会议纪要内容生成提示词模板举例：

读取工作空间内的本次会议记录，去除无效闲聊内容，整理成标准行政会议纪要。分为：会议概况、核心决议、待办任务（责任人+截止时间）、后续安排四大模块，内容简洁可直接下发全员。

相关Skill举例：

会议纪要的整理Skill就不多讲了，那么多的Skill挨个去评测也是做不到的。你只能是看完描述后，自己安装完测试好用的留下，不好用的删除掉。

老马想补充说明的是会议录音的问题，这块目前有三种方式可以解决。一种是普通的手机录音，或者是传统的录音笔之类。

录完音后，把录音文件导出来，先发给WorkBuddy去转录成文字文档，再进行会议纪要的二次整理。

还有一种是AI软件，或者办公软件，比如钉钉、讯飞、千问、豆包等APP，本身就自带了会议录音，录音转写等功能。

直接录音完毕，还能一键生成会议纪要，省去了用WorkBuddy整理纪要的操作。不过，如果会议纪要需要进一步提炼，或者按照规定的格式去排版，那还是可以再次交给WorkBuddy去处理的。

第三种就是AI录音设备，目前市面上比较流行的那种录音卡。本质上就是把麦克风做成卡片，可以连接手机上刚才提到的AI软件，实现录音的同时转录整理成会议纪要。

主流的AI录音卡产品有钉钉talk a1、讯飞AI录音卡、印象笔记和得到也有相关的产品，基本上都是卡片的形态，带磁吸可以挂在手机背后的。

如果是需要经常性地进行会议录音和纪要整理，这类录音卡设备是非常值得入手一个的，当然线上会议的话，本身办公软件也自带类似的功能，就不再一一赘述。

03 · WORKFLOW

第三个工作流：台账、统计表、办公用品台账、费用登记手工录入汇总类的工作容易出错

现有工作场景存在的痛点：

办公用品领用登记、月度费用台账、固定资产统计、报销汇总、考勤整理等日常高频工作中，会存在大量的零散数据需要手工填表、汇总、对账。

全部是重复性的机械人工劳动，而且人工去统计的话还容易出错、漏记数据等问题。

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

1.将每日零散的登记表格、手写或者拍摄的照片、原始台账表全部放在WorkBudyy的工作空间里面。

2.使用提示词让AI去自动识别，完成数据归类、去重、汇总、差额核对的工作。

3.最终直接生成月度的统计报表，人工二次审核一下关键的数据即可。

行政物资统计报表生成提示词模板举例：

读取工作空间内本月的办公用品领用台账表格，自动汇总各部门领用总量、高频消耗物品、剩余库存，生成月度行政物资统计简报，标注异常消耗数据。

相关Skill举例：

如上图所示，行政类的Skill虽然有，但大而全的比较多，专门针对于台账的，则是通用类的，也就是基本流程是通用的。

像这种情况你安装完，发现在WorkBuddy上跑出来的效果不好，其实没有关系。你就按照上面的提示词模板，新开一个会话，先跑通一遍办公用户领用台账的汇总统计。

跑完了之后，你再看结果，是不是存在哪些数据没有统计到，哪些类目没有汇总，哪些边界问题没有考虑，你挨个进行补充调整。

用自然语言大白话告诉WorkBuddy去调整修改就行，改完了之后，你需要补充一下，平时你手工做汇总统计的时候，第一步是干什么，第二步是干什么，第三步是干什么。

每一步在干的时候，会优先考虑什么问题，遵守什么公司的规章制度，遇到卡点问题时，会回退到什么样的处理方式。比如，某个卡点问题是市场部领取了十支笔，但没有领取人的签名，只签了个市场部。

这个卡点问题触碰到了，会采用什么样的处理方式，你也写清楚。当你把以上的流程，规则，处理方式用文字的方式写出来，整理出来，发送给WorkBuddy，让它结合你前面已经跑通过一次汇总统计工作。

WorkBuddy就可以调用Skill-creator这类技能，也就是生成Skill技能的元技能，帮你生成一个专属你自己的台账汇总Skill。这才是老马一直在强调的，当你完全上手WorkBuddy后，得学会做自己的Skill。

04 · WORKFLOW

第四个工作流：政府政策、补贴、申报等相关文件和规章制度看不懂，人工要去解读需要耗费太多时间

现有工作场景存在的痛点：

中小企业的行政人员需要对接工商、税务、补贴、年审、政策申报等工作，官方的文件文字晦涩、条款还很冗长。

人工去逐条研读、筛选可用的信息，整理成申报材料清单的话效率很低，还容易错过关键的要求。

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

1.将官方的PDF政策文件、通知全文等放在WorkBuddy的工作空间里面。

2.使用提示词，告诉WorkBuddy去剔除文件文档内的无效话术，并拆解出申报条件、所需材料、截止时间、办理流程、禁忌事项等关键内容。

3.最终输出简单的执行清单和操作步骤流程。

企业申报办理执行清单生成提示词模板举例：

解读工作空间内的这份中小企业扶持政策文件，提炼出适合本企业的申报条件、必备材料、申报时间、办理流程，整理成小白可直接执行的清单，不要官方空话。

相关Skill举例：

05 · WORKFLOW

第五个工作流：企业周报、行政月度工作总结、工作汇报撰写

现有工作场景存在的痛点：

每周/每月固定需要输出的行政工作总结、工作汇报、复盘文档，由于行政的工作内容琐碎繁杂，不知道该怎么归类梳理，每次花费大量时间去拼凑内容，内容还很空洞、没有条理。

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

1.将本月日常工作流水记录、台账、会议记录、物料采购记录等文件全部放在WorkBuddy的工作空间内。

2.使用提示词让WorkBuddy去自动归类整理物资管理、办公保障、会议接待、制度执行、问题复盘等内容。

3.最后自动生成完整的月报初稿，人工二次微调补充后就可以上交。

行政月度工作总结内容生成提示词模板举例：

根据工作空间内的本月行政工作台账与日常记录文档文件，撰写一份中小企业行政月度工作总结，分为本月完成工作、现存问题、下月工作计划三部分，内容真实落地、贴合中小企业行政日常工作，不要空话套话。

相关Skill举例：

∞ · POSTSCRIPT

写在最后

有时候提示词模板能直接解决总结内容生成问题时，就没有必要单独去安装一个Skill。你只需要重复地使用该提示词即可，当然了，或许后续随着你的提示词完善到一个地步，提示词的文字内容就会多一些。

这种情况下，把冗长的提示词生成一个简单的专属Skill也是可以的，你就理解成封装。以后每次在WorkBuddy的对话框点+号，选用这个Skill，就省去了复制粘贴一大段的提示词文字内容。

对比你去安装的通用版工作总结Skill，自己的提示词生成的Skill，所消耗的token还是少一些的，因为没有复杂的流程说明。现在市面上有一个叫grill-me（拷问我）的Skill，核心就只有一句话提示词。

大道至简，说的就是这个意思。用AI来提效行政办公事务也是如此，有时候别把WorkBuddy这类Agent想得太复杂，或者想用复杂的流程去实现某个任务，没有必要，最简单的思路往往更有奇效。

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