继续咱们WorkBuddy的AI办公实务内容分享，今天涉及的岗位叫法还挺多的，有的叫供应链采购，有的叫采购专员，有的叫采购内勤等等。

央企外企大厂等不在讨论之内，结合中小企业的真实情况，大致可以分成两类，小公司是全包岗，一个人得负责采购、下单、跟单、台账、单据内勤等全部工作。

所以在小公司里面，岗位的叫法就有采购内勤、采购跟单专员、供应链内勤专员、采购订单专员这几种。

中等规模的公司，岗位就开始细分产生分工了，不再是一人独揽。因而会划分成三个独立协作的岗位，分别是采购专员或者采购工程师、采购订单专员或者订单内勤，以及供应链跟单专员。

为啥要对岗位的叫法这较真呢？主要是为了方便小伙伴们对号入座，看看本文所分享的共性内容，是否符合，或者有点搭边自己日常的工作。

所谓共性，就是该岗位普遍存在的痛点问题，可以通过WorkBuddy这种AI办公Agent，进行提效或者优化工作流程的。

但是共性也有缺点，就是没法全面一一覆盖所有的场景，同时可能存在一些与实际工作内容偏差的错误，因此仅供从业人员参考。

前期提要的废话说完了，下面依旧是先列出每个工作流中存在的痛点，再总结一下WorkBuddy能够提升优化的思路，最后给出提示词模板和Skill举例。

01 · DOCUMENT ENTRY

第一个工作流：大量采购单据、送货单、对账单需要手动录入台账，重复机械性操作容易录错

PAIN POINT

现有工作场景存在的痛点：

每天收到供应商发来的PDF、照片版送货单、采购对账单，需要一张张手动复制录入Excel表格格式的采购台账，单据多的时候处理时间长，手敲数字经常出现录入错误的问题。

SOLUTION

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

01、把照片或者PDF版的送货单、采购单等文件放在WorkBuddy创建的工作空间内。

02、使用提示词，让WorkBuddy自动把物料名称、数量、单价、供应商、到货日期提取出来。输出为结构化表格，再复制粘贴到采购台账。

单据处理提示词模板举例：

识别工作空间内的 xxx 单据，提取供应商名称、物料名称、规格、采购数量、到货数量、单价、单据日期，输出标准 markdown 表格，不要多余描述。

相关Skill举例：

WorkBuddy的SkillHub里面特别对口的各种单据文件处理Skill很少，但这种简单的处理其实也用不上Skill。

比如照片或者PDF版的送货单、采购单等文件，WorkBuddy本身就可以调用OCR的方式去把里面的文字和数字识别出来，所以用提示词的方式已经足够了。

02 · FOLLOW-UP

第二个工作流：供应商往来的邮件和微信消息十分零散，需要整理待跟进各种事项，容易漏跟单

PAIN POINT

现有工作场景存在的痛点：

微信、企业微信、邮件里混杂着大量的供应商消息，而且像交期确认、催货、改订单之类的信息穿插在日常闲聊消息。来不及梳理的话，经常会漏掉部分订单的跟进事项，造成到货延误。

SOLUTION

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

01、直接复制聊天记录和邮件原文粘贴到WorkBuddy的对话输入框中。

02、开头写上提示词，让AI去自动过滤掉闲聊内容，提炼出哪些货待下单、哪些待催货、哪些需要跟供应商确认交货期限等，并输出待跟进清单。

跟单待办清单生成提示词模板举例：

下面是我和供应商的沟通记录，请过滤掉无关闲聊，整理采购跟单待办清单，每条带上截止时间，注意区分：待下单、待催交期、待确认问题这三类。

相关Skill举例：

截图推荐的是待办类的Skill，也就是说你用提示词的方式，让WorkBuddy整理出来文字版的待办清单后。倘若觉得排版效果不好，或者需要进一步处理。

那是可以继续调用这类待办Skill技能，二次处理一下。甚至是让WorkBuddy给你生成一个可视化的待办工作台，以HTML网页的形式展示，网页文件只放在本地，这样会更直观一些。

03 · DOCUMENTS

第三个工作流：制作采购订单、询价单、供应商联络函时需要反复改格式，撰写文书也耗费时间

PAIN POINT

现有工作场景存在的痛点：

频繁需要输出采购订单、询价单、补货联络函，如果没有固定成型模板，那每次都要手动排版调整格式，反复地核对条款，从而占用大量工作时间。

SOLUTION

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

01、可以将公司的基本信息资料，或者过往的文件模板放在WorkBuddy创建好的工作空间内。

02、使用提示词让AI生成规范的采购单和询价函模板，基于公司既有的格式进行微调，最后输出可复制到Word的文本，只需要人工核对关键数字即可。

采购订单模板生成提示词模板举例：

帮我生成一份中小企业采购订单模板，包含供应商、物料清单、交期、付款条款，语言简洁商务，输出可直接复制使用。

相关Skill举例：

这里给大家主要推荐的是业务文档生成器Skill，一般来说你可以使用这个Skill，用提示词说明把现有常用的模板引用进来，接着再调用这个Skill，就可以生成对应的文档。

当然，对于没有固定模板和格式要求的公司来说，那就只能是每次调用Skill生成后的模板，使用完再纳入模板库，等于是让WorkBuddy去持续更新这个Skill，而最终这个Skill也会变成你个人专属的。

04 · MONTHLY REVIEW

第四个工作流：月度采购数据复盘，需要手动汇总台账，统计到货率、物料采购频次等

PAIN POINT

现有工作场景存在的痛点：

一到月底就要做采购的简易复盘，人工手动筛选台账数据，手工统计供应商金额、延期到货情况。像有些小伙伴不会复杂的Excel函数，光统计整理就要花费大半天的时间。

SOLUTION

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

01、把采购台账表格文件放在WorkBuddy创建的工作空间内，或者通过添加文件的形式进行上传。

02、使用提示词让AI做统计任务，主要的输出关键指标包括各供应商采购金额、延期到货物料、高频采购物料，以及一份简短的业务小结。

采购数据总结生成提示词模板举例：

根据我上传的采购台账数据表格文件，帮我统计以下关键指标：各供应商采购金额、延期到货条目、高频采购物料，最后输出简短的月度采购内勤分析小结，不要复杂图表。

相关Skill举例：

05 · SUPPLIER FILES

第五个工作流：供应商资料很杂乱，各类资质、报价文档很多，需要整理归档摘要，查找也麻烦

PAIN POINT

现有工作场景存在的痛点：

供应商的报价单、资质证书分散在各个文件夹和各种聊天记录内，没有统一的摘要卡片，需要查账期、资质有效期的时候，需要逐个打开文件翻阅查找。

SOLUTION

WorkBuddy能够优化提升的解决方案：

01、把供应商资质、报价PDF类的文档，放在WorkBuddy创建的对应工作空间内，或者通过添加文件的形式进行上传。

02、使用提示词让AI提炼出关键信息，生成供应商的信息卡片，记录联系人、报价、账期、资质有效期等内容，方便后续的快速查阅。

供应商信息卡片生成提示词模板举例：

根据我上传的这份供应商资料，提炼关键信息并生成供应商信息卡片，需要包含以下信息：联系人、联系电话、报价、账期、资质到期时间。简洁输出即可。

相关Skill举例：

这里推荐的Skill是供应商信息整理技能，它能够根据你提供的文档资料，比如Word、PDF、Excel文件，去提取供应商的关键信息，按模板汇总生成质量管理档案，也支持SVG组织结构图。

当然了，这个生成的模板效果，可能不一定符合你们公司的要求，或者个人的检索喜好。没有关系，Skill你安装完了，不代表不能修改，你可以进一步要求WorkBuddy去更改Skill原先自带的模板。

∞ · POSTSCRIPT

结语

好了，以上就是今天的分享。欢迎关注、点赞、转发一键三连。有任何问题和需求，请在评论区留言，回见！