物流行业的运价压缩到极限的今天，车轮子上的成本，比如油钱、路费、司机工资这些，同行都已经抠不出花来了。

但办公室里的那些涉及到查单、录单、对账、催款的工作，大部分公司都是纯手工在干，这些还是能够省出真金白银的。

例如有一位大连做零担专线的老板，自己有两个办公室人员，一个接查货电话一天下来平均是120通，一个负责录入运单一个月平均是1400张。到了月底，两个人需要对四天的账。自从上了AI的处理流程之后，对账所需时间从四天减少到了一天，一年可以多出七万块钱的纯利。

这说明AI在提升现有工作效率的同时还能对业务有所帮助，按照惯例，老马照例是根据常见的需求，整理出了四个应用场景。不一定全面，也不一定准确，仅供从业人士参考。

01 · CHAPTER ONE

场景一：查货回复

场景痛点

查货是物流公司日常工作中最高频的内容，没有之一。客户微信发个单号，电话打进来问我的货到哪了，什么时候到。客服就得复制单号，打开系统或者平台去查物流轨迹，再复制结果回复客户，查一票货得耗时两三分钟。

解决思路

把每天的运单状态整理成一张表格，包括单号、起点终点、当前状态、预计到达时间，再让AI按照表格回答客户的问询，生成对应的回复草稿。

人工只需要扫一眼生成的回复草稿，就可以直接复制发给客户。AI解决的是查询和撰写回复草稿的问题。至于发不发回复，措辞要怎么改你说了算。遇到破损、丢失、严重延误的疑难件，AI会单独留给你人工处理。

实操方法

每天提前准备好运单状态的表格，在WorkBuddy上新建任务，把表格上去上去。然后下面的提示词模板可以根据自己的需求去修改后发送给AI进行处理：

我是物流公司的客服，手上有张今天的运单状态表，里面有单号、线路、当前到哪一站、预计什么时候送到。接下来客户会发一些查货的消息过来，有的带单号，有的只说收货人名字和大概发货日期。你帮我在表里查到对应的运单，按微信的语气给我写回复草稿：正常在途的就告诉客户货到哪了、预计什么时候送到，一两句话就够；查不到单号或者状态有异常的，别自己编答案，单独列出来告诉我，我人工处理。

回复里别承诺具体的送达钟点，就用表里写的预计时间。

这里老马需要补充一个细节，由于物流公司所用的查询系统各不相同，比如有快递100，百递云，固桥快递批量查询助手，企业自建定制系统等。因此在WorkBuddy上你查询不到对应的专家，技能和连接器时。

可以尝试把系统的网页后台网址，以及所需的账号密码先发给WorkBuddy。让WorkBuddy使用浏览器自动化能力去尝试一下，能不能实现自动操作查询物流单号，并获取到结果。

但如果物流查询系统是电脑客户端，也就是一个安装在电脑上的软件，没有网页版本，那WorkBuddy目前就解决不了。因为WorkBuddy的电脑自动化操作能力还没完全开放，不像ChatGPT那样Computer Use能力很强。

如果可行的话，那你要整理每天的运单状态表格就是一件非常轻松的事情了。只需要把每天的单号放到表格里面，丢给WorkBuddy去自动查询和填写表格，最终输出的就是完整可用的表格。

最后再把表格按照上面说到的提示词，让AI生成回复草稿。如果不行，那就只能手工处理了。所以这个场景下不好推荐对口的Skill技能，只能推荐客服话术专家，用于提升客服服务水平：

02 · CHAPTER TWO

场景二：询价与报价

场景痛点

新客户找上门的第一句话往往是询价，但发过来的信息却是五花八门的。比如有的写10吨货济南到西安，有的只发一张货物照片，有的甚至连起点和终点都说不清楚。

这时业务员得先问清楚品名、重量、体积、起运地目的地，再去翻自己的线路价格表或者问调度的车，最后手动填进报价模板。

业务员每天花在整理询价信息上的时间，可能比花在核价上还要多。如果报价的速度慢半拍，客户早就去找了别家。像行业大平台已经把发货需求到匹配运力的流程做到了分钟级，小公司至少得让报价的流程快起来。

解决思路

可以让AI做结构化的事情，例如把散乱的询价信息整理成标准字段，涵盖品名、重量体积、起运地、目的地、时效要求等。再按你给的价格表生成对应的报价草稿，你人工再二次核对价格即可。

实操方法

在本地新建一个物流线路价格表的文件夹，日常更新后的最新表格都放在这里面。然后WorkBuddy新建任务，设置工作空间时就把这个本地的文件夹选择上。

客户发过来的询价信息，你复制粘贴到WorkBuddy新建任务的对话输入框中，再结合下面的提示词模板，按你需求微调后一起发送给AI处理：

客户发来一条询价，你先参考工作空间里面的线路价格表，再把询价信息整理成标准的几项：货物名称、大概重量和体积、从哪装货、送到哪、对时效有没有要求。信息不全的地方列出来，提示我需要问客户哪几句。整理完之后对照我给你的线路价格表，生成一份报价草稿：写清线路、车型（整车还是拼车）、参考运价、大概时效。

价格表里没有的线路不要估一个数字出来，标注需人工核价就行。草稿我用之前会自己核一遍价格。

报价的场景目前没有十分贴切对口的Skill技能，一般来说价格表加上提示词就足够了。不过WorkBuddy的技能市场里有jifan-dz-wy-diaodu运输调度计划表，这个技能对于物流线路多，调度排班比较头疼的公司有帮助：

还是那句老话，物流运价是随时在变的。AI生成的报价草稿，发给客户前必须核对当天的实际成本，比如油费、装卸费、返程能不能带上货等等。亏本报价AI是不知道的，口头答应客户的时效，兑现不了就是违约。

03 · CHAPTER THREE

场景三：月底对账与催款

场景痛点

这是物流公司老板们公认最耗费时间的两件事情，先说对账，运单、回单、代收货款三头都得对。还有各家的月结对账单，对不上就需要互相打电话确认，实际上就是在扯皮。

再说催款，行业里专线的现金流痛点就在回款。主要原因是出账单慢，对账拖个三五天，账单出得晚。催款还没凭证，如果是口头去催，客户赖账时拿不出记录，加上90天的账期垫资压得老板月底都得借钱发工资。

业内曾经有物流服务商统计过，如果把对账和催款的流程理顺后，客户的回款周期能缩短至少三成。

解决思路

对账的工作可以交给AI去核对，把运单表、回单记录、结算单同时给到它，让它按规则逐条进行核对，只需要把对不上的差异项列出来给人工二次复核即可。

人工只要看哪些是异常的，不用再像以前那样子去看几千条的流水。催款的工作则可以交给AI去分层写话术，按照客户欠款的时长和信用分级，从友好提醒到正式催告，话术一套又一套，而且每一条催款都有文字作为证据。

实操方法

实操部分分为两块，一块是对账，你可以在本地文件夹里面事先准备好运单记录表，回单签收记录表和客户结算单表，三类表格都放在同一个文件夹里面。

然后在WorkBuddy上新建任务，设置工作空间时选择刚才的文件夹，把下面的提示词模板根据自身的实际情况，微调后发送给AI进行核对处理：

工作空间内有我们这个月的运单记录、回单签收记录和客户结算单。你帮我把三份数据按单号逐条核对：运费金额对不上的、回单还没签收回来的、代收货款金额有出入的，分别列成一张差异表，每条写清差在哪。对上了的就不用列出来。

我拿到差异表之后逐条人工复核，别自作主张替我判断谁对谁错。

至于催款方面的实操跟对账差不多，你还是得准备好上下文，即相关的月结对账单表格，或者人工手动整理的其它账单表格，统一上传给WorkBuddy，再微调下面的提示词模板，发送给AI生成对应的话术：

我们公司是做物流运输的，有几家客户是月结的，现在到了收款的时候。你按客户欠款的情况给我分三级写催款消息：欠了半个月以内的，语气友善，就当对账顺带提醒；欠了一个月往上的，明确提到约定好的结算时间和金额，请对方给个明确的付款安排；欠了两个月以上或者之前答应过又没兑现的，语气严肃一点，说明我们会暂停这批货的月结待遇、改成现结，并保留对账凭证。

每条消息都带上具体的金额和单据期间，写清楚我们的对账单随时可以发过去核对。语气要像谈生意的正经人，别卑躬屈膝也别咄咄逼人。

这个场景下的对账工作是有对口的Skill技能推荐的，一个是wuliu-yundan-duizhang物流运单对账，可以协助你处理核对运单、结算单与回单中的件数、重量、运费和签收状态差异等问题：

另外一个是freight-audit-skill物流对账技能，可以针对物流运费对账输出结构化的模板，比纯提示词更成体系：

另外还可以在专家页面搜索物流运费对账专家，这里会出现两个专家，专门把报价、运单、回单、结算和异常记录整理成可复核的差异清单。像对账量大，纠纷多的公司值得用一下：

提醒一下，差异清单里的金额出入必须由人工复核后才能跟客户进行交涉，别直接拿着AI检查出来的差错就去跟客户扯皮。催款消息发出去后就是凭证了，措辞里别承诺减免，也别写威胁性内容。真走到了诉讼的那一步，靠的是完整的运单和签收的证据链，不是比谁说话更狠。

04 · CHAPTER FOUR

场景四：运单与回单台账小系统

场景痛点

前面的三个场景其实背后的根本原因在于，小型物流公司没有一本能随时翻的账本。比如哪票货的回单还没回来，哪家客户的月结款超期了，哪张运单的代收货款还没结清，全是靠人工去翻微信群聊天记录和Excel表格。

解决思路

可以用WorkBuddy给公司搓一个运单回单台账的网站小工具，主要功能有录入运单，自动跟踪每票货的状态，回单没回和应收超期的显示提醒，而且手机和电脑都能打开进行使用。

实操方法

在WorkBuddy上新建任务后，把下面的提示词模板，根据你的实际需求进行一下微调修改，你想要实现什么功能细节，就去改动提示词。最后发送过去生成即可，生成过程中有提示开启云服务就选择开启：

我们是家小型物流公司，运单、回单、客户欠款这些信息现在全在微信和表格里，经常找不到，客户的款超期了也没人记得。帮我做一个运单台账的小网页：能录入运单，记录单号、客户名称、线路、运费金额、是现结还是月结、回单有没有收回来；页面上能按客户名字和单号搜索；打开的时候，三件事自动排在最上面提醒：回单超过约定天数还没收回的、月结款到时间还没付的、代收货款还没结清的运单；每条记录后面可以更新状态，钱收到了、回单收到了就点一下标记完成；老板打开能看到这个月一共发了多少票、应收多少钱、有多少票的回单还压在外面。

做好发布成链接，手机上也能打开，我跑外面的时候随时能看。以后运单数据有更新，我把新表格发你，你照着刷新进去。

按照惯例老马是跑了一遍上面的提示词，生成后的运单回单台账网站只是为了截图给大家看看大概的效果：

运单回单台账网站里有客户名称和货量信息，属于公司的经营数据，因此网站的链接别转发给无关的人员。另外台账只是提醒工具，正式的对账单和结算凭证还是要有规范的书面文件，跟客户和税务打交道的凭据以纸质和正式票据为准。

∞ · POSTSCRIPT

写在最后

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