外贸行业现在的情况是一半以上的贸易量转向了一带一路的国家，像东盟、中东、拉美成为了新的战场。但是市场一分散，以前会英语的人就能干外贸，现在需要会的语言就多了，不然询盘也接不了。

国家商务部也在推动人工智能赋能外贸的发展，比如宁波商务局就直接开办了一些培训班，培训业务员用AI写多语种的客户开发信，或者整理报价单证。

老马也顺着这个思路，依旧给大家整理了4个常见的应用场景。不一定全面，也不一定准确，仅供各位从业人士参考。旨在给大家打开WorkBuddy这类AI办公Agent落地应用的思路。

01 · CHAPTER ONE

场景一：多语种客户开发信

场景痛点

开发信是外贸获客的第一道关，也是最磨人磨时间的关。一封英文信写了20分钟，还怕语法错，怕语气不对，更怕一看就是群发的模板信被扔进垃圾箱。虽然小语种市场增长最快，但德文法文阿文这些语言根本不敢碰。

解决思路

想要写好开发信的前提是你得先把上下文给够AI，比如公司是做什么的、有哪些认证、最小起订量、帮客户做过什么案例。

上下文给足了，AI会按照目标客户和国别批量生成几个版本，你再从中挑选合适的版本。翻译时记得让AI保留专有名词和产品型号，附上中文的对照，方便你检查它有没有把意思写偏写错了。

实操方法

在WorkBuddy里面新建个任务，同时也可以创建一个本地文件夹，文件夹里面放着公司和产品的详细介绍资料。然后添加为工作空间，把下面的提示词模板，根据你的实际情况进行微调后，发送过去处理：

我们是一家做不锈钢保温杯的工厂，工作空间内有详细的公司产品介绍资料可供参考。目前主做出口，工厂在浙江永康，有ISO9001认证，

支持OE和 ODM 定制，最小起订量 000只。请帮我写一封发给海外进口商的英文开发信：先给我三个不落俗套的标题，

正文突出我们打样快、定制案例多这些差异化优势，语气专业但别生硬，全文控制在150词以内，别写成那种一看就是群发的模板信。

英文写完之后，每段下面附上中文对照，方便我检查内容有没有写偏。

如果要换成其它的语种的目标市场，直接在后面追加一句再按这个思路出一版德语版，面向德国的进口商，这样同一套提示词几分钟就可以完成几个语种开发信的生成。

这个场景推荐安装的Skill技能是
foreign-trade-email-generator外贸邮件生成器，在WorkBuddy的技能页面右上角进行搜索添加即可：

这个技能专门生成外贸的商务邮件，覆盖开发信、跟进、询盘回复、报价议价、催款、售后投诉全流程，可以输出地道英文和附带双语对照。这就相当于把外贸邮件的场景模板都预置好了，比你每次用提示词描述省事。

通过邮件群发开发信时，需要注意收件方国家的反垃圾邮件规则，买邮箱列表乱发不仅容易进垃圾箱，还可能会伤害公司信誉。发出的每一封邮件，内容和收件人名单务必自己先过目。

02 · CHAPTER TWO

场景二：询盘回复

场景痛点

询盘就是财神爷给你送钱来了，但处理询盘是最耗神的事情。客户在邮件里问参数、问交期、问认证，业务员要在Excel表格和产品资料里翻半天，回得慢了单子就可能飞去了对手手里。

更现实的问题是，小语种询盘看都看不懂，很多业务员干脆放弃，等于把到手的订单让给别人。

解决思路

还是那句老话，上下文永远是AI的王道。

先把产品资料喂给AI当参考资料，之后任何询盘的需求发给它，它就按照资料里的真实参数起草回复内容。

注意只是起草不是确定答复的内容，因为价格和交货期限这些重要的数字需要留空，你核实了之后再补充填上去。

实操方法

还是同样在WorkBuddy新建一个任务，创建本地的工作文件夹设置为工作空间，在里面放上最新的产品资料和价格表。然后下面的提示词模板，老马觉得你可以前面复制上客户询盘邮件的内容。

或者自己简单地总结描述一下客户的需求，去修改一下提示词模板，再发送给WorkBuddy处理：

工作空间内有公司的产品资料和价格表，你需要阅读并记住主要产品的参数、起订量、包装和交货周期，接下来我贴询盘给你处理。

这是今天收到的一封询盘，客户是中东的，问我们这款产品能不能定制logo、最小起订量多少、CIF迪拜港的价格。

你帮我起草一封英文回复：参数从资料里找准确了再写，价格只给一个区间并注明最终以正式报价单为准，结尾主动问一下客户的目标数量和用途，方便下一轮跟进。

语气按中东客户的习惯来，热情一点但别啰嗦。价格和交期这两个数字的位置留空标出来，我核实后再发。

这个场景推荐的还是场景一装的那个
foreign-trade-email-generator外贸邮件生成器，它的询盘回复和报价议价模板正好可以用上，不需要重复安装太多类似的Skill技能。

03 · CHAPTER THREE

场景三：报价单与全套单证

场景痛点

报价单、形式发票PI、商业发票CI、装箱单PL、报关单，像这些都是外贸后半程格式要求严格的单证。品名、数量、金额必须单单保证一致，错一个数据轻则重做，重则卡在报关环节。

解决思路

你把订单的基础信息发给AI，让它先出报价单，后面的PI、CI、PL 全部从报价单中获取数据，最后让它自己交叉核对一遍一致性，不确定的运费保险费就留空标注。

实操方法

同样在WorkBuddy创建新任务，在对话框添加上传产品价格表及订单信息文档，然后在提示词模板的基础上修改后，发送给AI处理：

基于我发给你的价格表和这单的信息（产品、数量、目的港、贸易条款CIF），帮我生成一套英文单证初稿：先出报价单，

包含产品描述、单价、总金额、付款方式、交货期。然后照着报价单的数据，生成形式发票、商业发票和装箱单的草稿。

所有单证里的品名、数量、金额必须互相一致，生成完你自己先交叉核对一遍再给我，运费和保险费这类你算不准的，空着标出来等我确认。

这里推荐安装的Skill技能是ft-logistics-customs外贸物流通关，该Skill覆盖了法定商检判断、订舱、报关15项单据、提单草稿核对，专门接近单单一致这类易错点，相当于给单证员配了个懂流程的审核助手：

进阶一点的操作，因为像报价单和单证的格式是固定的，每天都是在填写这类东西，最适合做成网页工具。把下面的提示词根据你的需求微调后，发给WorkBuddy去生成一个网页工具应用即可：

我们外贸公司的报价单和单证大多是固定格式，每次手动填很费时间。你帮我们做一个网页小工具：我把常用的产品价格表和单证模板存进去，

之后业务员打开页面，选好产品、填上数量、目的港和贸易条款，它就自动算好总金额，生成报价单和形式发票的初稿，可以直接在网页里复制或导出。

每次生成的记录都留底，方便回头查哪天给哪个客户报过什么价。做完发布成一个链接，办公室电脑和手机都能打开。

以后价格表有调整，我把新表发给你，你更新进去。

老规矩老马替你跑了一遍，主要是截图给你看看WorkBuddy生成的网页工具是什么效果。还有就是生成过程中，有提示你开启云服务就选择开启，毕竟现在都是生成包含前后端的全栈应用，最终如图所示：

补充提醒一句，AI生成的单证初稿，提交前必须由单证员逐项核对。比如核对原产地证、报关单这类具有法律效力的文件，AI生成的内容不能直接提交是要坚守的原则。

04 · CHAPTER FOUR

场景四：客户背景调研

场景痛点

谈单之前摸清楚客户的底细是基本功，但是你用人工去查起来只会没完没了，哪哪都可能是值得细查下去的线索。

比如公司规模、主营产品、有没有贸易记录、所在国的关税认证政策，一项一项搜查下来一上午时间就没了。随着面向的市场越来越多元化，新市场的新政策，涉及到关税、认证、合规这些信息靠人手盯着根本不够。

解决思路

让AI帮忙解决问题的思路分一次调研和长期盯梢两个维度。一次调研是把客户名称和市场类型丢给AI，让它产出带来源标注的背景报告。

长期盯梢是设置一个定时任务，每周自动搜索一遍目标市场的关键词动态信息，再汇总成市场简报，这样省下的不只是时间，还有忘记盯紧市场的风险。

实操方法

在WorkBuddy创建新任务，把下面的提示词模板，根据你的实际需求修改后发送过去处理：

下周我要去拜访一个印尼客户，公司名字我发给你。你帮我做一份拜访前的背景调研：这家公司的主营产品、大概规模、有没有进出口记录、

跟我们产品线可能的合作点，再顺带查一下印尼市场对我们这类产品最近有没有关税或者认证方面的新政策。

信息后面注明来源，查不到的就直接说查不到，别编。最后把拜访时客户可能问我们的三个问题，和对应的建议应对角度列出来。

以上客户的背景调研任务跑完了，你就在当前的会话窗口再发送一句提示词，以后每周一早上，帮你搜索一遍印尼市场和产品关键词相关的最新动态，汇成一份市场简报发给你。

这样WorkBuddy的定时任务就会自动创建成功，并且每周会自动执行，实时的市场情报信息就不用人去盯了。

推荐安装的Skill技能有两个，一个是b2b-lead-research客户开发，它的作用主要是供方找需方，涉及研究、筛选、背调潜在买家，产出可溯源、带打分排序的客户名单和开发信草稿，适合主动开发阶段：

第二个Skill技能是foreign-trade-research外贸市场深度调研，可以对目标国家和产品做竞争对手分析，输出市场格局、定价策略、渠道分析和进入建议的调研报告，适合选品和进入新市场之前使用：

同样需要注意的点是，调研结论只是线索，关键决策像赊账授信和大额合作前，还得用海关数据、信用报告等官方渠道做一下交叉验证。客户的敏感信息不要随手传给任何AI工具，必须按照公司的保密习惯和规定处理。

∞ · POSTSCRIPT

写在最后

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